16.02.2007
Signaturpflicht in Emails
Zum Jahresanfang 2007 hat der Gesetzgeber durch eine Änderung im HGB
klargestellt, dass die verpflichtenden Angaben zum Unternehmen nicht nur in
Geschäftsbriefen in Papierform, sondern zukünftig auch in Emails angegeben
werden müssen. So lautet der genaue Gesetzestext nun: "Auf allen
Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form .." (vgl. § 37a HGB).
Eindeutig als Geschäftsbrief gelten dabei u.a. Angebote, Rechnungen,
Lieferscheine, Kündigungen.
Bei Missachtung können Abmahnungen oder Zwangsgelder durch das
Registergericht die Folge sein. Wir empfehlen Ihnen daher, Ihren
E-Geschäftverkehr mit einer vollständigen Signatur auszustatten. Nicht
ausreichend sind in diesem Zusammenhang ein Link auf Ihr Website-Impressum mit
den Pflichtangaben zum Unternehmen oder das Anhängen einer elektronischen
Visitenkarte ("vCard"), da davon auszugehen ist, dass nicht jeder Empfänger über
entsprechende Programme verfügt, um eine solche Email zu lesen.
Folgende Pflichtangaben gelten für Einzelkaufleute (nach § 37a HGB), GmbH,
OHG, KG, AG, Partnergesellschaften und Genossenschaften.
- Der vollständige Firmenname wie im Register eingetragen inklusive Rechtsform
- Unternehmenssitz, Registernummer und -gericht
- Bei GmbH: Geschäftsführer mit Vor- und Zuname
- Die Umsatzsteuer-ID (oder ersatzweise Steuernummer) ist keine generelle
Pflichtangabe, Sie müssen sie jedoch auf Rechnungen angeben
- Kontaktdaten wie Adresse, Telefonnummer, Fax usw. sind ebenfalls keine
Pflichtangabe, aber für den Empfänger natürlich sehr hilfreich
Wir empfehlen aber auch Einzelunternehmern und GbR die Nutzung einer
ordnungsgemäßen Signatur.
Dies sollten Sie tun:
Die Änderung des Wortlauts durch den Gesetzgeber ist ein guter Anlass, dafür
zu sorgen, dass alle Mitarbeiter in ihren Emails Signaturen verwenden und diese
vollständig sind. Das ist nicht nur rechtlich erforderlich. Die Signatur mit
vollständigen Kontaktdaten erleichtert dem Geschäftspartner auch die
Kontaktaufnahme und professionell sieht das ganze auch noch aus.
Und wenn Sie schon dabei sind, nutzen Sie in ein paar wenigen Zeilen doch
Ihre Email auch als Werbeplattform, indem Sie auf neue Produkte oder Angebote
hinweisen - am besten mit einem Link zur Firmen- oder Produkt-Homepage.
Vergessen Sie außerdem nicht Ihre Emails in erforderlichem Maße zu
archivieren. Denn auch hier gilt: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 6
Jahren sind zu beachten.
Weiterführende Links:
Lesen Sie vollständigen Gesetzestext hier:
http://bundesrecht.juris.de/hgb/__37a.html
Informationen zur Aufbewahrungspflicht von Emails finden Sie hier:
http://www.computerwoche.de/it_strategien/it_management/568793/
Anfragen zu diesem Thema richten Sie bitte an:
Partenheimer Immobilienwirtschaftliche Beratung
Ihr Ansprechpartner: Martin Partenheimer
Krötenpfuhler Weg 1b
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Deutschland
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